makalah sistem informasi HRIS

Makalah

Sistem informasi manajemen

“HRIS”

Dosen

Pak septia lutfi

Di susun oleh :

Ferry febrianto

12150376

STIE BANK BPD JATENG

SEMARANG

Kata pengantar

Dengan menyebut nama Allah yang Maha Pengasih dan Maha penyayang. Saya panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya bisa menyelesaikan makalah tentang Sistem Informasi Manajemen guna memenuhi tugas dari Bapak Septia Lutfi, S.kom, M.kom.

Makalah ini telah saya susun dengan semaksimal mungkin untuk menambah wawasan tentang Sistem Informasi Manajemen terutama Sistem Informasi HRIS.

Terlepas dari semua itu, sepenuhnya saya menyadari bahwa dalam makalah ini terdapat banyak kekurangan seperti dalam susunan kata maupun tata bahasanya. Oleh karena itu saya sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata, saya sangat berharap semoga makalah ini memberikan manfaat dan menambah wawasan kepada pembaca tentang Sistem Informasi Intelejen.

                                                                                     Semarang, 16 Desember 2017

Daftar isi

·        Kata pengantar

·        Daftar isi

BAB I pendahuluan

·        Sejarah HRIS

BAB II pembahasan

·        Pengertian HRIS

·        Tujuan sistem informasi HRIS

·        Kegunaan HRIS

·        Fungsi HRIS

BAB III Penutup

·        Kesimpulan

BAB I

Pendahuluan

Sejarah HRIS

Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS.

Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer mikro.

HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang lalu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga dengan system informasi fungsional lain.

Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan ant

ara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

BAB II

Pembahasan

Pengertian HRIS

HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basis data yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel. Namun juga lebih kaku dengan turan-aturannya.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:

1.     Timely (tepat waktu)

2.     Accurate (akurat)

3.     Concise (ringkas)

4.     Relevant (relevan)

5.     Complete (lengkap)

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan.

Tujuan sistem informasi HRIS

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama SISDM adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik. Tujuan kedua SISDM adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.

Kegunaa sistem informasi HRIS

    Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sensuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan Dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:

1.     Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).

    SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

a)     Persiapan

b)    Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment

c)     Seleksi tenaga kerja / Selection

d)    Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

e)     Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

f)      Jenjang karir

2. Pendidikan dan Pelatihan

    

   Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data

    

     SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

·        Tahapan Kegiatan Manajemen Data

·        Program data entry

·        Pedoman data entry

·        Penerimaan kuesioner/hasil lab.

·        Pedoman coding (code book)

·        Pedoman editing

·        Editing & coding

·        Entry data (back up)

·        Penyimpanan kuesioner/hasil lab

·        Pedoman clening data

·        Cleaning data

·        Data siap analisis (back up)

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.

    Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

     MODEL HRIS

Model HRIS meliputi tiga subsistem input :

• SIA (Sistem Informasi Akuntansi).

Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.

• Penelitian Sumber Daya Manusia.

Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.

 • Inteligen Sumber Daya Manusia.

Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :

a)     Inteligen Pemerintah

b)    Inteligen Pemasok

c)     Inteligen Serikat Pekerja

d)    Inteligen Masyarakat global

e)     Inteligen masyarakat Keuangan

f)      Inteligen Pesaing

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :

·        Subsistem Perencanaan Kerja.

·        Subsistem Perekrutan

·        Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

·        Subsistem Tunjangan.

·        Subsistem Benefit.

·        Subsistem Pelapor Lingkungan.

   PENGAPLIKASIAN SISTEM HRIS PADA PERUSAHAAN

    

     Contoh pengaplikasian HRIS pada perusahaan beras pandan wangi PT. Hasil Bumi Indonesia. Perusahan tersebut bergerak dalam bidang agribisnis terutama beras pandan wangi adapun komoditi-komoditi yang lainya berupa jagung, jahe, kacang tanah, kunyit dan lain sebahainya.

    Sistem informasi SDM yang terdapat didalam perusahaan tersebut sudah cukup baik, hal tersebut dilihat dari Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) tenaga kerja untuk bekerja diperusahaan tersebut., yaitu menggunakan tahapan-tahapan didalam penerimaan tenaga kerja.

1.     PERSIAPAN

    

PT. Hasil Bumi dalam perekrutan karyawan melakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan jumlah lowongan pekerjaan yang dibutuhkan dan struktur pekerjaan yang akan ditempati oleh para pelamar pekerja. Hal itu terlihat dengan adanya posisi-posisi pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan sebagai berikut :

Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (S1)

1.     SI | Engineer Sistem Informasi | Informatika

2.     NG | Staf Niaga | Teknik Elektro, Ekonomi Manajemen

3.     KU | Staf Keuangan | Ekonomi Manajemen

4.     AK | Staf Akuntansi | Ekonomi jrs. Akuntansi

5.     HM | Staf Humas | Fak. Ilmu Komunikasi, Fisip Komunikasi

Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (D3)

1.     TSO | Teknisi Sistem Operasi Tenaga Listrik | Teknik Elektro

2.     TPD | Teknisi Pengolah Data | Informatika

3.     PAS | Pelaksana Administrasi & SDM | Administrasi Niaga, Ekonomi Manajemen, Sekretariat, Informatika

4.     PKU | Pelaksana Keuangan | Ekonomi Manajemen

5.     PAK | Pelaksana Akuntansi | Ekonomi Akuntansi

2.     REKRUTMEN TENAGA KERJA

    

Dalam memenuhi kebutuhan sumberdaya (tenaga kerja) karyawan akan perusahaannya. PT. Hasil Bumi menggambarkan kebutuhan karyawan yang diperlukan dalam perusahaannya yang disertai dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon karyawan. Hal ini terlihat dari keterangan dalam lembaran lowongan kerjanya sebagai berikut :

Persyaratan

1. Umum

·        Batas Usia : S1 : Kelahiran 1980 dan sesudahnya

·        D3 : Kelahiran 1983 dan sesudahnya.

·        Bidang Studi sesuai dengan jabatan yang dilamar.

·        IPK : 2,75 untuk S1/D3 Teknik dan 2,9 untuk S1/D3 non teknik.

·        Sehat jasmani dan rohani untuk melaksanakan tugas pekerjaan di PT PLN (Persero) di seluruh Indonesia.

·        Tidak dipungut biaya apapun untuk mengikuti program rekrutmen/seleksi dan Diklat Prajabatan yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero).

·        Hanya Pelamar yang memenuhi persyaratan yang akan dipanggil untuk mengikuti seleksi/tes yang diselenggarakan dengan sistem gugur.

·        Tidak ada korespondensi berkaitan dengan rekrutmen ini.

·        Keputusan Panitia tidak dapat diganggu gugat.

Seleksi tenaga kerja / Selection

    PT. Hasil Bumi mengunakan tahapan dalam penerimaan tenaga kerjanya yaitu :

Seleksi administrasi.

1)    General Aptitude test (GAT).

2)    Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok.

3)    Wawancara.

4)    Tes kesehatan.

Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

    PT. Hasil Bumi mengadakan pelatihan bagi para calon tenaga kerja yang telah diterima dalam perusahaanya. Hal ini terlihat dalam lembaran lowongan pekerjaannya sebagai berikut :

Pelamar/Peserta seleksi penerimaan yang lulus/memenuhi syarat dalam proses seleksi di atas, akan dipanggil untuk mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan (Diklat Prajab). Selama mengikuti Diklat Prajab status peserta adalah Siswa Diklat Prajabatan dan Diklat Prajabatan dilaksanakan selama + 12 bulan meliputi :

1. Pembinaan Kedisiplinan.

2. Pengenalan Perusahaan.

3. Pembidangan.

4. On The Job training (OJT).

5. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

PT. Hasil Bumi mencantumkan upah/gajih yang akan diterima oleh calon pekerja dalam lembaran lowongan pekerjaannya.

3.     JENJANG KARIR

Karena PT. Hasil Bumi merupakan PT milik swasta oleh karena itu jenjang karir ditentukan oleh kinerja para karyawan dalam bekerja dan juga dari prestasi-prestasi kerja karyawan yang telah diraih.

PT. Hasil Bumi juga menerapkan subsistem-subsistem yang terdapat didalam sistem informasi SDM seperti Riset SDM, Intelijen SDM, Manajemen Tenaga Kerja dan pelaporan lingkungan. 

Pentingnya Penerapan Performance Management Di Perusahaan

Memiliki karyawan yang berkualitas dan dapat bekerja secara profesional merupakan hal yang sangat di inginkan oleh setiap perusahaan. Mereka sadar bahwa jika mereka ingin bisa mencapai puncak kesuksesan, mereka harus memiliki tim internal yang solid. Dalam hal ini, tim internal yang dimaksud adalah karyawannya.

Kunci kesuksesan sebuah perusahaan terletak di berbagai faktor. Namun salah satu faktor yang sangat mendukung kesuksesan ini terletak pada kualitas performance management yang diterapkan perusahaan tersebut.

Pada hakikatnya, performance management merupakan suatu proses yang digunakan perusahaan dalam mengidentifikasi, mengukur, mengevaluasi, merancang, sekaligus memperbaiki kinerja yang dimiliki oleh masing – masing karyawan.

Meski performance management bukanlah solusi yang dapat menyelesaikan semua permasalahan pada perusahaan, namun keberadaan performance management sangatlah penting dan tidak dapat dianggap remeh karena performance management merupakan step penting yang harus dilalui jika perusahaan ingin meraih kesuksesan.

Kontribusi Penting Dari Performance Management Bagi Perusahaan

1.     Membantu menetapkan tujuan dengan jelas serta menunjukkan dengan jelas proses yang dibutuhkan dalam melakukan identifikasi, development, pengukuran serta pembahasan tujuan.

2.     Mendorong terciptanya lingkungan kerja yang kompetitive karena masing – masing kayawan di motivasi agar dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

3.     Memberikan arah kejelasan mengenai visi dan misi yang hendak dicapai oleh perusahaan.

4.     Tercipta sebuah hubungan kerja yang harmonis antara sesama karyawan dan atasan.

5.     Memotivasi self development

6.     Dan yang pasti membantu perusahaan meraih kesuksesan.

Dalam upaya mengaplikasikan dan meningkatkan performance management, terdapat empat tahapan penting yang harus di persiapkan. Ke empat tahapan tersebut adalah :

1.     Tahap Perencanaan
Pada tahapan ini, penting bagi kita untuk dapat menetapkan dengan jelas mengenai tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan. Tujuan ini nantinya harus memenuhi kaidah SMART (Scientific, Measurable, Achievable, Reliable, dan Time Bound)

2.     Tahap Pengelolaan Kinerja
Tahapan ini merupakan tahap perealisasian pada tahapan perencanaan. Dalam hal ini, segala rencana kerja yang telah disusun pada tahapan perencanaan mulai di kerjakan dan harus dapat terealisasikan untuk dapat mencapai target yang telah ditetapkan.Pada tahapan ini, seorang manajer pada perusahaan memegang peran yang sangat strategis antara lain :

o    Memberikan bantuan yang bersifat praktis yang disesuaikan dengan kebutuhan

o    Menjamin bahwa setiap karyawan benar – benar telah memahami terhadap tujuan serta target yang ingin dicapai perusahaan

o    Memberikan training atau pelatihan yang dibutuhkan karyawan

o    Menyesuaikan prioritas pada pekerjaan bila nanti sewaktu – waktu terjadi perubahan

3.     Tahap Penilaian
Setelah merealisasikan perencanaan yang telah tersusun, selanjutnya memasuki tahapan penilaian. Tahapan penilaian dilakukan agar kita dapat mengetahui evaluasi terhadap kinerja dari masing – masing karyawan. Dengan begitu kita dapat mengetahui apakah target yang ditentukan telah tercapai atau belum

4.     Penghargaan
Dengan mengetahui kinerja dari masing – masing karyawan, kita akan dapat mengetahui karyawan mana yang memiliki performa atau kinerja yang bagus yang dapat bekerja dan dapat menghasilkan target. Dan sudah sepantasnya karyawan tersebut mendapatkan penghargaan berdasarkan hasil yang telah didapatkan.

Untuk dapat melakukan itu semua, kita akan memerlukan sebuah solusi yang akan kita gunakan dalam mencatat, mengevaluasi, mengukur serta berbagai hal lain yang mampu memperlancar proses performance management ini.

Salah satu solusi yang dapat kita gunakan adalah dengan mengimplementasikan sebuah sistem manajemen sumber daya manusia seperti Haermes HRIS. Dengan menggunakan software Haermes HRIS, segala keperluan yang menyangkut dalam proses performance management dapat diatasi dengan baik. Bahkan dengan penggunaan software Haermes HRIS, kita bisa mendapatkan hasil yang lebih bagus dari apa yang kita harapkan. Karena Haermes HRIS dapat menghandel segala keperluan dan kebutuhan yang menyangkut sumber daya manusia.

BAB III

Penutup

KESIMPULAN

    

Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Tujuan utama HRIS adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu dan mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model  HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan